Tribunale di Torino: intervista a Carmelina De Meo
19 dicembre 2013 - Carmelina De Meo è Dirigente Amministrativo del Tribunale di Torino. MPG l’ha intervistata per raccogliere l'esperienza avviata all'interno del suo ufficio giudiziario.
D. Quali sono i principali risultati che l’ufficio ha ottenuto a seguito della partecipazione al Progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle Best Practices negli uffici giudiziari italiani”?
R. Il principale risultato che il Tribunale di Torino ha ottenuto dalla partecipazione al progetto Best Practices risiede nell’opportunità che ci è stata offerta di imparare a “conoscerci”. Il Tribunale di Torino ha sempre avuto una forte vocazione all’innovazione, tanto che, anche in passato, si è spesso proposto come ufficio “pilota” per la sperimentazione dei nuovi sistemi informatici che via via il Ministero della Giustizia forniva cogliendo al volo, in questo modo, l’occasione di riorganizzare i processi di lavoro in funzione dei nuovi mezzi offerti. Alla base di questa vocazione c’è stata e continua ad esserci la consapevolezza di avere le capacità e l’esperienza professionale necessarie per contribuire alla realizzazione di sistemi informatici adeguati alle necessità degli uffici giudiziari. Ovviamente ciò è stato reso possibile grazie alla presenza di una forte leadership dei Presidenti e dei Dirigenti Amministrativi che si sono succeduti nel corso degli anni, che hanno saputo motivare e coinvolgere magistrati e personale amministrativo nelle scelte di cambiamento.
Tutto questo è avvenuto, però, sempre senza che vi fosse una conoscenza reale di noi stessi, degli obiettivi che avremmo voluto raggiungere, dei limiti e delle criticità che impedivano o rallentavano il raggiungimento dei risultati attesi. La partecipazione al Progetto Best Practices ci ha permesso di scattare una fotografia sufficientemente precisa dell’Ufficio e di imparare un metodo che potrà essere utilizzato costantemente per valutare la nostra possibilità di fornire una risposta adeguata, nonostante le sempre più scarse risorse umane e materiali a disposizione, ai bisogni dei cittadini in materia di giustizia in termini di efficienza, efficacia ed economicità.
D. Quali criticità sono state riscontrate in fase di progettazione?
R. Abbiamo messo a punto due interessanti progetti. Premetto che la nostra azione si è limitata al solo settore penale, in quanto, essendo entrati nel progetto in ritardo, abbiamo potuto usufruire di un finanziamento ridotto rispetto agli altri uffici giudiziari. Abbiamo lavorato su tre linee di intervento per il settore penale: tale scelta è stata determinata anche dalla partecipazione al Progetto da parte della Procura della Repubblica di Torino. L’analisi dei processi di lavoro ha portato alla definizione di due progetti. Il primo concerne la costituzione di un tavolo permanente con la Procura per la risoluzione congiunta delle criticità riscontrate nei processi lavorativi dei fascicoli penali; il secondo mira alla costituzione di uno sportello polifunzionale presso la sezione GIP/GUP del Tribunale. In particolare il secondo progetto verrà realizzato a breve e punta a favorire un servizio all’utenza più rapido ed efficace.
Entrambi i progetti operativi sono stati costruiti al fine di rendere maggiormente fluidi i processi lavorativi, eliminando gli ostacoli che appesantiscono le procedure e alleggerendo il lavoro del personale.
Per quanto riguarda le criticità, queste sono state in gran parte legate alla diffidenza iniziale verso la consulenza, inizialmente intesa come degli “estranei” che “vogliono insegnarci a fare il nostro lavoro”, diffidenze poi che sono state in corso d’opera superate.
Anzi, quando siamo rimasti soli, la difficoltà maggiore è stata quella di sostenere nel tempo i progetti operativi avviati. Benché se ne continui a vedere l’utilità, l’ulteriore diminuzione dell’organico del personale ne rende la realizzazione sempre più difficile.
In sostanza, la vera criticità è la sostenibilità, nel tempo, delle iniziative messe in campo.
D. Com’è stato motivato e coinvolto il personale?
R. Sono state organizzate riunioni innanzitutto con i responsabili delle cancellerie per presentare e spiegare il progetto Diffusione Best Practices e i suoi obiettivi. Sono stati nominati alcuni referenti per i diversi settori interessati e sono stati raccolti osservazioni e commenti da parte del personale coinvolto. Tali contribuiti, che concernevano aspetti legati all'innovazione e al miglioramento delle pratiche organizzative che avrebbero potuto essere raggiunte, sono risultati utili per la definizione dei risultati progettuali. Il personale intervistato ha letto positivamente il fatto di essere stato coinvolto ed è rimasto soddisfatto che il proprio punto di vista potesse essere tenuto in considerazione.
D. E’ possibile affermare che Best Practices ha rappresentato per voi un’importante esperienza di cambiamento organizzativo?
R. Certamente sì. Come ho già detto, Best Practices ci ha insegnato a conoscerci, ad analizzare i nostri bisogni e le nostre criticità, a porci dalla parte dell’utente sviluppando una cultura non più dell’adempimento, come nel passato, ma legata ad obiettivi e all’interno di una progettualità.
La presa di coscienza dell’impossibilità di raggiungere ulteriori risultati di miglioramento con le nostre sole forze ci ha spinti a cercare i necessari “aiuti” nel territorio di riferimento, coinvolgendo enti e istituzioni locali nel supporto del Tribunale per l’elaborazione di strategie e soluzioni necessarie alla funzionalità dei servizi della giustizia. Il protocollo d’intesa firmato a questo scopo da enti e istituzioni pubbliche e private del territorio ha portato alla costituzione dell’Associazione Torino Giustizia, che è diventata il nostro punto di riferimento per la realizzazione dei nostri progetti di innovazione. I finanziamenti ricevuti tramite l’Associazione ci hanno permesso di essere affiancati da consulenti del settore che hanno accompagnato e ancora accompagnano il Tribunale in questo percorso. In questo modo il Tribunale ha potuto iniziare e proseguire l’implementazione del Processo Civile Telematico, garantendo formazione e assistenza agli utenti (magistrati e personale amministrativo). Un altro importante progetto che siamo riusciti a realizzare è stata la costituzione dell’Ufficio per le Relazioni con il Pubblico, che sta svolgendo un ruolo fondamentale, fornendo corrette informazioni ai cittadini sulle modalità di erogazione dei servizi del Tribunale e sui diritti dell’utenza nei rapporti con l’amministrazione. La realizzazione di questi progetti, insieme con altri, ha determinato un cambiamento culturale radicale all’interno dell’ufficio. I progetti non sono imposti dall’alto, ma condivisi con magistrati ed amministrativi, presidiati costantemente e presentati all’utenza interna ed esterna, chiamando tutti i soggetti interessati a formulare proposte di miglioramento segnalando le criticità.
D. Quali sono le prossime sfide che attendono il Tribunale di Torino?
R. Sicuramente la sfida più importante che ancora ci attende riguarda il Processo Civile Telematico. C’è ancora molto da fare. Non tutte le procedure sono ancora completamente telematiche, per cui, mano mano che verranno rilasciate dal Ministero le implementazioni, si dovrà intervenire con la formazione e la riorganizzazione dei servizi. La sfida più grande, in quest’ambito, riguarda il coinvolgimento dell’avvocatura, che è ancora diffidente nei confronti del PCT.
Il Tribunale di Torino, inoltre, ha già iniziato ad affrontare il problema derivante dalla soppressione delle sezioni distaccate e del Tribunale di Pinerolo. Il territorio di competenza è diventato molto vasto e vi sono servizi resi dal Tribunale che coinvolgono fasce di popolazione particolarmente “deboli”, che hanno difficoltà oggettive a raggiungere Torino per ottenere i provvedimenti di cui necessitano (amministrazioni di sostegno, tutele, ecc.). In collaborazione con i Comuni e con le ASL, l’obiettivo è quello di creare degli sportelli di prossimità sul territorio che, sfruttando la telematica, forniscano ai cittadini le informazioni e l’assistenza necessaria per il disbrigo delle pratiche senza dover ogni volta raggiungere fisicamente il Tribunale. Credo che questo progetto sia veramente importante e che la sua realizzazione possa realmente dare il segno di quanto il Tribunale di Torino non sia un’istituzione fine a se stessa, ma una struttura di servizio attenta ai bisogni del cittadino e del territorio.
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